Как вести складской учёт в магазине

Складской учёт — это точный ответ на три вопроса: что есть на складе, сколько и по какой цене. Разберём, как наладить его в небольшом магазине без путаницы и потерь.

С чего начинается складской учёт

Учёт начинается со справочника товаров (номенклатуры). У каждой позиции должны быть название, артикул, штрихкод, закупочная и продажная цена. Пока каталог не наведён, любые остатки будут неточными.

Следующий шаг — зафиксировать стартовые остатки. Это разовая инвентаризация: вы пересчитываете фактический товар и заносите количество по каждой позиции. С этого момента система знает, сколько у вас есть.

Приход, расход и перемещения

Дальше учёт держится на документах движения. Каждое изменение остатка должно проходить через документ, а не «в уме»:

• Приход — поступление товара от поставщика увеличивает остаток.
• Расход / продажа — отгрузка или продажа уменьшает остаток.
• Перемещение — передача между складами или точками.
• Списание — брак, порча, недостача.
• Возврат — товар вернулся от покупателя.

Почему Excel перестаёт справляться

На старте многие ведут учёт в таблице. Но при двух продавцах, нескольких точках и продажах на маркетплейсах Excel быстро расходится с реальностью: файл не обновляется в реальном времени, легко ошибиться в формуле и невозможно связать остаток с кассой. Подробнее — в статье складской учёт вместо Excel.

Как это делает NS WMS

В системе складского учёта NS WMS остатки считаются автоматически на основе документов прихода и продаж — вы всегда видите реальное количество. Товары заводятся с фото, ценами и штрихкодами (учёт товаров), а POS-касса списывает проданное со склада сама. Периодически остатки сверяются через инвентаризацию сканером.